用固定模板记录客户需求：比如 “询盘需求记录表”，必填项包括 “产品型号、采购量、目标市场、认证要求、交期、付款方式”，避免遗漏关键信息；
统一术语定义：比如 “贴标” 明确是 “亚马逊 FBA 贴标” 还是 “普通运输标签”，“急单” 明确是 “7 天内发货” 还是 “15 天内发货”，不使用模糊表述。
2. 双向确认：关键信息必须 “复述 + 核实”客户侧确认：收到需求后，用 “总结式话术” 复述核心信息，比如 “您要的是 1000 件 XX 型号产品，发德国，需 CE 认证，月底前发货，付款方式 30% 预付款，对吗？”，让客户纠正偏差；
内部侧确认：传递给工厂 / 物流时，附 “需求确认单”，要求对接人签字 / 回复 “确认无误”，比如 “工厂已确认 XX 产品按客户要求生产，交期 20 天”，避免内部传递遗漏。
3. 留痕追溯：所有变更都要 “书面记录”即时沟通留痕：WhatsApp / 电话沟通的需求变更（如调整采购量），事后补发邮件 / 消息确认，比如 “刚才电话沟通的采购量从 1000 件调整为 800 件，同步更新报价单如下”；
建立信息共享库：把客户需求表、确认单、变更记录集中存放在共享文档（如 Excel、在线表格），所有对接人可随时查看，避免 “信息只在某个人手里”。
补充避坑细节：避免 “多层转达”：重要信息（如定制要求）直接对接核心责任人（工厂生产主管 / 物流专员），不经过多人转手；
数字 / 单位双重核对：报价、数量、交期等关键数据，同时标注 “数字 + 文字”（如 “15 天（拾伍天）”“500 件（伍佰件）”），避免笔误。