办公室里，PPT是一个绕不开的工具。

尽管不少人调侃，“某些人的工作，就是写ppt”。以此嘲讽一下那些不干实事，只重形式的家伙。但平心而论，把PPT做好、用好，对工作推进其实很重要。它不是一个面子工程，而是一个高效的劳动工具。

首先，这个工具是有用的。

它能帮你把事情想清楚。

做PPT的过程，其实就是在整理思路。一二三四目录列出来，就要思考：打算讨论的这件事情，核心要点是什么？关键节点在哪里？先讲什么，后讲什么？数据能否支持结论？……

这些内容列出来，思路就从一团乱麻，变成了有结构的提纲。很多时候，PPT做好，你对事情的理解也会更深。

它也能帮别人更快地理解。

光靠嘴说，信息容易丢失。大部分人的口才，都做不到让人全程聚精会神。更不要说，不少职场人的讲话风格，谈不上有趣。再加上口音，或是其它干扰因素，想要叫听众保持专心，实在是为难人。一开始的时候，耳朵还能听进去一些。时间长了一走神，耳朵也不知道飘到哪里去了。信息出现遗漏，思路就跟不上。

但有PPT配合讲解，就能起到字幕和要点提示的作用。核心的几句话，关键数据，以及简单示意图放上去，大家眼睛看着，耳朵听着，能更快抓住要点。多种渠道信息输入，也能记得更牢。

它还能给出讨论的焦点。

特别是开会讨论的时候，大家来，不是为了听谁做做报告，听完就散。而是要交流出一个结果，散会之后要据此各自干活。PPT能够把大家的焦点拉到同一页。这样讨论起来，就有了一个共同的靶子：“关于这页的数据，有补充”；“这个方案，有疑问”——讨论会变得具体且高效。

好的PPT能引导会议，促进决策，而不是单向的汇报。

怎么写好、用好PPT？原则很简单：它是工具，目的是为了高效沟通和推进工作，不是为了自我欣赏。

做好PPT，关键在于准备阶段。

先想后做，别打开软件就动手。打开一个空白文档，先回答几个问题：这次讲给谁听？（领导、客户还是团队？）我要达到什么目的？（通知信息、申请资源还是推动决策？）他们最关心什么？想清楚这些，PPT才有方向。

方向定了，就要给出清晰的逻辑。着比任何漂亮的模板都重要。如果实在没有很特别的想法，那就采用经典结构：给出结论或核心问题，是什么，建议怎么做；分几点说原因和依据，为什么，数据或事实是什么；下一步计划，需要哪些支持，落实的方案。

内容简明扼要，一页一重点。不要把密密麻麻的文字全堆上去。一般情况下，一页PPT只讲清楚一个观点，就够了。多用关键词、短句、数据图表和简单的示意图。文字是用来提词和强调，详细的解释靠嘴说。

用好PPT，关键在于讲述互动。

各人可以有自己的风格，但要记住你是主角，PPT是提词器。因此，讲述的时候，必须要有互动。比如眼神、动作、话语，等。要留意听众的反应，根据实际情况调整节奏。芥菜树下看，在一些对方关心的，或是你认为关键的地方，可以主动提问，引发思考和讨论。互动中的火花碰撞，非常有价值。

总之，PPT做得好，不代表工作干得好；但工作干得好，也能用PPT清晰呈现出来，那就是锦上添花。

何乐不为？

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